Prinsip Analisa Jabatan

Pengertian Analisis Jabatan:

Pengertian jabatan berdasarkan undang-undang nomor 8 tahun 1974 Pasal 17 ayat 1 adalah kedudukan yang menunjukan tugas dan tanggung jawab seseorang pegawai negeri sipil yang memanggku jabatan tersebut. Selain itu, jabatan didefinisikan sebagai kelompok pekerjaan (jobs) yang berada atau tersebar di beberapa unit organisasi, terdiri dari beberapa tugas yang sama atau yang hampir sama sehingga dalam pelaksanaannya memerlukan syarat jabatan yang sama pula. Sedangkan orang yang menduduki atau menjalankan jabatan tertentu di sebut pejabat atau pekerja.

Analisis jabatan itu sendiri menghimpun informasi mengenai karakteristik pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab seseorang yang memangku jabatan tersebut.

Uraian Jabatan:

Dalam analisis jabatan, setiap jabatan diurai menurut aspek-aspeknya menjadi urain jabatan, adapun aspek dari analisis jabatan yaitu:

1. Ruang Lingkup Jabatan.
Ruang lingkup jabatan dapat dikenali dari ringkasan kegiatan dari jabatan itu sendiri atau yang sering di sebut ikhtisar jabatan. Ikhtisar jabatan adalah pernyataan atau rumusan singkat mengenai fungsi atau tugas yang harus dilakukan dalam menjalankan suatu jabatan.

con:
Seorang yang menempati Jabatan Struktural Bagian Penyusun Program, Evaluasi, dan Laporan (PPEL) pada Sekretariat Direktorat Jendral Binawas, Departemnet Tenagakerja.

maka iktisar jabatannya adalah:
Menyusun rencana, memberi petunjuk dan menyelia kegiatan bawahan, memeriksa, laporan dan rencana program Ditjen Binawan serta mengevaluasi pelaksanaan berdasarkan peraturan-peraturan yang berlaku.

2. Hasil Kerja dalam Bentuk Produk Barang dan Jasa.
Adapun hasil kerjanya suatu jabatan contonya:

a. Tukang ketik mampu mengetik 15 halaman dalam 1 jam.

b. Contoh sebelumnya PPEL antara lain:
1. Rencana kegiatan bagian PPEL.
2. Distribusi tugas kepada bawahan.
3. Evaluasi hasil binaan bawaan.
4. Rencana program Ditjen Binawan.
5. Evaluasi pelaksaan program Ditjen Binawan.
6. Laporan kegiatan PPEL.

Tugas dan kegiatan pada setiap jabatan tergantung pada produk atau hasil setiap organisasi dan hasil setiap organisasi tercermin pada hasil kerja di setiap jabatan. Hasil kerja setiap jabatan akan menentukan uraian tugas, bahan dan peralatan yang diperlukan, persyaratan jabatan serta kualifikasi orang yang akan menempati jabatan tersebut.

3. Urain Tugas.
Uraian tugas adalah rincian ikhtisar jabatan atau fungsi-fungsi menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.

con pada PPEL antara lain:
1. Menyusun rencana kegiatan Bagian PPEL sebagai pedoman kerja.
2. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan bagian PPEL sesuai bidang tugasnya.
3. Mengevaluasi hasil kerja di lingkungan Bagian PPEL.
4. Menilai dan mengevaluasi rancangan rencana progran Ditjen Binawas.
5. Menelaah sajian dan statistik kegiatan Ditjen Binawas sebagai bahan evaluasi.
6. Memeriksa dan menyempurnakan laporan pelaksanaan kegiatan Ditjen Binawas.

4. Bahan dan Peralatan.
Bahan dan peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas suatu jabatan tergantung dari produk dan uraian tugas jabatan itu sendiri. Bahan yang digunakan sebagai Input dan peralatan yang digunakan untuk menghasilkan Output tergantung pada:

a. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi.
b. Produk atau apa yang akan dihasilkan setiap unit prganisasi dari jabatan yang bersangkutan.

con bahan dan peralan yang digunakan dalam jabatan PPEL antara lain:
1. APBN untuk Depnaker.
2. Petunjuk atasan.
3. Pedoman dan petunjuk evaluasi dan laporan.
4. Sarana Komunikasi.
5. Alat tulis dan peralatan kantor.

5. Kondisi Jabatan.
Kondisi jabatan mencakup:

a. Hubungan jabatan.
Hubungan yang terjadi dalam suatu jabatan-jabatan terdiri dari hubungan horizontal dan vertikal (kita dengan rekan kerja, kita dengan bawahan, dan kita dengan atas).
b. lingkungan kerja.
Lingkungan kerja terdiri dari tata letak peralatan, tempat kerja, cahaya, ruang kerja, alat-alat keselamata dan kesehatan kerja, ventilasi udara dan sebagainya.
c. Proses produksi.
Proses produksi menjelaskan tahapan-tahap kegiatan pada unit organisaisi atau usaha dan jabtan serta antar jabatan yang satu dengan yang lainnya.
d. Resiko atau bahaya kerja.
resiko kerja dipengaruhi oleh lingkungan kerja, bahan dan peralatan yang digunakan.

6. Tanggung Jawab dan Wewenang.
Setiap orang yang menduduki suatu jabatan harus bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan pencapain hasil sesuai dengan sasaran jabatannya. Oleh sesab itu setiap orang dalam suatu jabatan memiliki kewenangan untuk mengoprasikan alat kerja.

7. Syarat Jabatan.
Syarat jabatan mencakup semua syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk menduduki suatu jabatan. Adapun syarat-syarat jabatan dapat dikelompokan menjadi:

a. Fisik.
Syarat fisik antara lain: umur, tinggi badan, jenis kelamin, berat badan, kesehatan, tampang dan lain-lain.
b. Kualitas.
Kualitas seseorang dipengaruhi oleh pendidikan, latihan, dan pengalaman.
c. Mental.
Syarat mental mencakup minat, bakat, dan temperament.
d. Administrasi.
Syarat administrasi mencakup kelengkapan data atau dokumen yang telah ditentukan.

Penggunaan Analisis Jabatan:

Hasil analisis jabatan berfungsi untuk antara lain:
1. Penyusunan dan penataan organisasi.
2. Pengglongan, penataan, dan penjejangan jabatan.
3. Penyusunan tata prosedur dan pedoman kerja.
4. Pembagian tugas dan perumusan petunjuk kerja.
5. Perencanaan tenaga kerja di lingkungan organisasi sendiri.
6. Seleksi dan penempatan.
7. Pembinaan dan perencanaan karir pegawai.
8. Standar dan penilaian prestasi.
9. Pemindahan (rotasi) dan promosi.
10. Program pendidikan dan latihan.
11. Sistem pengupahan.
12. Perencanaan pengadaan alat dan fasilitas.
13. Penyusunan program keselamatan kerja.
14. Bimbingan jabatan.
15. Penempatan (antar kerja)
16. Perencanaan tenagakerja makro.


Sumber:

Payaman J. Simanjuntak. (1993). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Program Pascasarjana Unkris.